Как экономить время при работе за компьютером

Если вы проводите от 2-х часов и более за компьютером, тогда следующие рекомендации помогут вам превратить ваш компьютер в друга. Основная потеря времени при работе за компьютером
возникает во время поиска нужного файла или папки. Метод, который я вам предлагаю, позволит значительно уменьшить время на поиск нужной информации. “Весь мир театр, а люди в нем актеры” – Шекспир прав до сих пор. В вашей жизни вы постоянно проигрываете одну роль за другой. Утром роль отца, мужа, матери, жены. Днем перевоплощаетесь в предпринимателя или менеджера. Вечером становитесь фанатом спорта или пива. В субботу и воскресенье становитесь заботливым отцом или матерью. Как и в жизни, так и на работе вы исполняете определенные роли.

Как быть успешным руководителем проекта.

Если у вас один проект, тогда у вас 1 роль. Если два проекта, тогда 2 роли. Ваши роли или должности называются “руководитель проекта”. Стивен Кови автор бестселлера “7 навыков эффективных людей” рекомендует добавлять еще одну роль, которую называет “заточкой пилы”. Когда пилите толстое бревно, стоит сделать паузу и заточить пилу. Когда работаете над крупным проектом, стоит иногда сделать паузу на отдых и восстановление сил. Прекрасная “заточка пилы” происходит в те, дни, когда вы посвящаете свободное время анализу и просмотру статистики вашего проекта или бизнеса. Во время такой диагностики вы тщательно проверяете, не сломаны ли зубья пилы вашей работы. В таких раздумьях иногда приходит мысль сменить ручной пилу на бензопилу, или создать команду «лесорубов» и перестать тянуть в одиночку лямку вашего проекта. Самообразование тоже является прекрасной формой «заточки пилы». Источники самообразования: интернет, книги, аудио книги, видео курсы. И конечно, отдых и смена обстановки, тоже помогаю восстановить силы и проветрить мозги. Ответьте, сколько времени вы уделяете анализу вашей работы? Сколько часов вы посвящаете самообразованию? И, наконец, когда вы в последний раз отдыхали? Итак, представим ситуацию, когда у вас 2 проекта. 2 проекта – это 2 роли. Добавляем сюда 3-ю роль, а именно “заточку пилы”. Всего три роли. Идем дальше.

как научиться за компьютером экономить время

Как сэкономить время при работе за компьютером

Основными зонами на компьютере, где вы размещаете информацию являются: папка “Мои документы”, “Добавить в избранное” в интернет браузере, ваш компьютерный органайзер, ваш почтовый клиент (программа для работы с почтой). Теперь в каждой из зон откройте 3 папки, которые соответствуют вашим ролям, т.е. проект 1, проект 2 и папка “заточка пилы”. Если вы работали с вордовским файлом для проекта 1, тогда сохраните его в папке проекта 1. Каждый документ должен быть в своей папке. То же
необходимо делать с контактами клиента в компьютерном органайзере. Если нашли потрясную статью, закидывайте ее в папку “заточка пилы”. Каждой порции информации свое место и своя папка!
Важно: название должны быть одинаковыми в папке “Мои документы”, “Добавить в избранное”, в вашем компьютерном органайзере и почтовом клиенте. Вам просто надо привести к одному
стандарту названия ваших папок в разных зонах вашего компьютера. Евросоюз начался зарождаться не только из-за великих целей, но из-за достаточно прозаических проблем. Например, приёмник, выпущенный в одной стране, не мог работать в другой стране из-за разных розеток и частоты тока. Поэтому оформите “Евросоюз” ваших папок на компьютере быстрее, чем это делают политики в Европе.

Почтовые клиенты (как выбрать имэйл)

Вторая рекомендация связанна с электронной почтой. Если у вас ноутбук или стационарный компьютер, тогда пользуйтесь почтовыми клиентом. Почтовый клиент избавит вас от постоянного ввода логина и пароля на сайте вашей электронной почты. Кроме, этого вы сможете одним кликом проверять несколько почтовых ящиков (например, личный и рабочий е-mail). Я надеюсь, что этот совет скоро потеряет актуальность. Но пока мои знакомые по старинке вводят логин и пароль, я все-таки решил дать его и вам. Если вам не пригодится, тогда передайте этот совет вашим друзьям.
По логину почты можно определить характер человека и грамотно выбрать тактику общения с ним для экономии вашего времени.

В моей практике конфликтные моменты возникали чаще всего с владельцами ящиков, логин которые включал слова millionaire (миллионер), win (победитель) и leader (лидер). Стремление к статусу
лидера, победителя и миллионера похвально, но недостаточно. Быть и казаться – две разные модели поведения. Также обратите внимание, и скорей всего оставьте в покое письма, где владелец подписывается не своим собственным именем, а прозвищем типа mr.Nevermind. Такие письма свидетельствуют об эмоциональной незрелости его владельца. Мир бизнеса прозрачен и туман в виде прозвищ воспринимается, как обман. Еще раз проверьте логин вашей почты, да и названия ваших сайтов. А не то, выдадите себя с потрохами в среде специалистов. Да и просто, прозомбируете сами себя, если логин имеет негативный оттенок. Также не отвечайте на письма, в которых нет вопросов. Это мусорная проза. Если вы получили такой меморандум или полет мысли, тогда просто молчите или ответьте кратко “Ваш вопрос?”

Почтовый клиент Thunderbird

Рекомендую вам почтовый клиент “Thunderbird”. Две важные функции этого клиента. Первая, мы говорили об этом выше, вы сможете одним кликом проверить все ваши персональные и рабочие почтовые ящики. Вторая функция, это скачивание заголовков пиcем с сервера, без закачки всего письма. Именно со спамом данная функция позволяет бороться наиболее эффективно. Скачали заголовки, увидели явные спамовые письма, и быстро удалил этот мусор без закачки всего письма. Экономия не только времени, но и трафика. Продолжим тему, связанную с компьютером. Третья рекомендация. Сохраняйте любые ваши данные. Почтовый клиент, органайзер и бухгалтерская программа “1с” имеют встроенную функцию сохранения данных или “Back Up” . Сохранение баз данных и переписки должно стать привычкой номер

Храните данные на внешних накопителях

Последствия игнорирования этого совета приведет вас к потере времени на восстановление контактов и прочих данных. Сохранять данные лучше всего на съемных носителях. Благо сегодня DVD и flash память позволяют это сделать. Четвертая рекомендация не тратьте времени на накопление информации. Интернет уже сам по себе является мега базой информации. Просто научитесь грамотно использовать поиск. Если ключевое слово не дало вам результата откройте словарь Ожегова и подберите несколько синонимов. Если одно слово не даст вам результат, тогда используйте фразы. Пятая рекомендация. Используйте компьютерные органайзеры. Коротко остановимся на преимуществах компьютерного органайзера. Открываю свой. Идет, как дополнение к почтовому клиенту “Thunderbird”. Первый важный пункт – это планировщик по дням, неделям и месяцам. Планировщик позволяет задать циклические напоминания с промежутком по часам, дням, месяцам и годам. Например, если вы создадите напоминание о дне рождения вашего клиента, тогда каждый год вы будет автоматически получать напоминание о предстоящем событии. Далее. Адресная книга. В моем органайзере можно вставить контактные данные, дату день рождения, e-mail, адрес сайта и организовать список основных событий в жизни клиента и его семьи. Есть и другие функции. Важно запомнить не количество функций, а основное назначение органайзера. Фактически, ваш органайзер становится вашим личным порталом. Почему компьютер стал таким популярным? Потому что в одном устройстве находиться весь мир. Почему органайзер так удобен? Потому что вся ваша личная информация сосредоточена в одном программе. И, как ваш день начинается с вашего дома, так и ваша работа сможет получить быстрый запуск со страниц вашего компьютерного органайзера. Наконец, шестая рекомендация. Сохраняйте здравый смысл при работе с компьютером. Чересчур сложные схемы превратят ваше планирование в ментальную кашу. Придерживайтесь простых методов. Пишите слева направо (не разбрасывайте текст по всему файлу).
Между абзацами ставьте пробел. Используйте шаблоны оформления документов (например, в PowerPoint). Шрифт должен быть без заусенцев (например, Times New Roman усложняет чтение, Verdana облегчает). Если вы записываете идеи, тогда последняя идея должна быть записана выше предыдущей. Во всем придерживайтесь простоты и здравого смысла.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *